[DA 가이드 - 2. 데이터 요건 분석] 1. 정보 요구 사항 개요 - 3. 정보 요구 사항 수집

정보 요구 사항 수집 형태

1. 관련 문서 수집
2. 사용자 면담
3. 워크샵
4. 현행 업무 처리 메뉴얼
5. 현행 정보시스템 산출물

 

1. 관련 문서 수집 

• 관련 문서에는 업종에 대한 이해에 도움이 되는 자료, 기업에 대한 전체적인 상황 이해시 도움이 되는 자료, 사용자가 업무 처리를 위해 참고로 하는 상세한 업무 매뉴얼, 업무 처리시 활용하는 정보 처리 매뉴얼, 정보시스템으로부터 산출되는 보고서 및 각종 장표, 처리 화면 등이 포함되며 본 자료를 수집하고 체계적으로 분석해서 정리함으로써 사용자 정보 요구 사항을 파악한다.
• 관련 문서 수집 시 고려 사항
  • 문서는 기존에 보유하고 있는 문서를 변형하지 않고 수집하고, 정보시스템에 대한 자료는 별도의 정리 양식을 이용하여 작성한다.
  • 수집된 문서를 바탕으로 경영 및 정보시스템 현황에 대한 요약표를 작성하여 그 내용을 숙지한다.
  • 수집된 문서들은 계획 수립 기간, 문서 관리자를 지정하여 운영한다.
  • 유형별 문서를 향후 활용을 위하여 문서 분류 방식을 결정한 후에 일정한 장소에 보관한다.
  • 수집된 문서는 통상 대외비의 성격이 강하므로 개인별로 보관하는 것을 통제하고 문서 보안 관리에 주의한다.

2. 사용자 면담

• 면담은 일반적으로 분석가가 특정 관점에서의 업무 요건이나 절차를 조사하기 위해 한 명 또는 두 명의 실무자와 대면하여 질문과 답변을 통해 정보를 수집하는 방법이다.
• 면담은 프로세스와 프로시저에 대한 이해를 얻기 위한 준비 단계나 워크숍 진행을 돕기 위한 준비 단계에 특히 유용하다.
• 실무자와 개별적인 면담은 워크숍보다 융통성이 있으며, 진행 측면에서도 유연한 진행이 가능하다.
• 또한, 면담은 전체 프로젝트 범위를 커버하는 측면에서 워크숍보다 우수하다. 참여자에게 적은 시간을 할당하여 일정 수립이 용이하며, 누락된 부분이 발견되면 추가적인 면담 계획 및 준비가 쉽게 이루어질 수 있다. 
• 면담 수행 시 고려 사항
  • 면담 시간 준수
  • 비밀보장
  • 기대수준 설정
  • 면담 범위 준수
  • 적절한 대상자 선정
  • 응답 유도
  • 면담 내용 문서화
  • 잘못된 선입견 배제

3. 워크샵

• 워크숍은 전문 진행자의 지도 아래, 프로젝트의 현업 부서와 전산 부서의 주요 구성원들이 함께 참여하는 회의이다. 이 회의는 정치적이거나 개인적인 요소들의 영향을 배제하고, 다양한 정보의 원천으로부터 정보를 빠르게 추출하거나 공유하는 등의 목적으로 사용된다.
• 또한, 단순한 회의나 토론 이상의 무언가를 요구하는 상황에서도 유용하게 활용된다. 이러한 워크숍은 서로 관련 있는 부서들을 대상으로 실시되며, 특정 주제에 대한 결론 도출을 위해서도 유용하다.
• 워크숍의 목적
  • 경영층 또는 현업 부서장의 공통된 의견을 도출
  • 유사한 업무 또는 관련된 업무 등을 수행하는 부서에 대한 면담에 드는 노력 절감 
  • 전문가들의 판단력을 이용하여 최적의 결론 도출

4. 현행 업무 처리 메뉴얼

• 전체 부서에 대해 동일한 기준으로 조사하는 것을 원칙으로 한다. 
• 업무 표준화가 부진하여 각 부서마다 다르게 업무를 수행하는 경우가 발생할 수 있고, 회사 전체의 업무 수행 빈도와 데이터 수발령을 조사하기 위해서는 전수조사가 필요하기 때문이다. 
• 동일한 업무를 수행하는 부서 혹은 지점이 여러 개인 경우에는 표본 추출 또는 발췌 조사도 가능하다. 
• 단순하고 이해하기 쉬운 양식을 사용하며, 양식의 작성 방법과 작성된 표본을 첨부하여 배포하는 것이 효과적이다.  

5. 현행 정보시스템 산출물

• 현행 시스템에 대한 자료 수집은 향후 사용자 요구 사항을 좀더 세부적으로 진행하기 위한 사전단계로서 반영되어야 할 현행 시스템의 업무요건을 빠짐없이 파악하기 위한 작업이다. 
• 형행 시스템 프로세스의 구조는 프로세스 계층과 유사하게 계층적 구조로 표현하며, 이러한 현행 시스템 프로세스 계층도는 향후에 업무 모델의 완전성을 검증하기 위한 비교자료로 활용된다. 
• 현행 시스템에 대한 분석은 현행 시스템에서 사용되는 현행 데이터 저장소의 구조를 파악함으로써 현행의 업무 프로세스에서 사용되는 데이터 구조를 이해한다. 
• 현행 데이터 저장소의 구조는 현행 시스템 데이터 목록 및 세부 내역을 분석함으로써 현행 시스템의 데이터에 대한 업무 요건 및 업무 규칙은 현행 데이터 저장소의 구조와 화면, 양식, 보고서 레이아웃 등을 이해한다.